Digitale Rechnungsbearbeitung - der Kraftstoff für die Zukunft
Gunvor Deutschland GmbH
Branche: Kraftstoff- und Mineralölhandel
Unternehmensgröße: 88 Mitarbeiter
Die Lösung: Installation eines Dokumenten- und Workflow-Management-Systems.
Das Ziel: Unterstützung der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit und Optimierung der internen Prozesse.
Digitale Rechnungseingangsbearbeitung vereinfacht die Prozesse
Die Gunvor Deutschland GmbH, Ingolstadt (GDG), ist mit den Marketing und Vertriebsaktivitäten der Gunvor-Gruppe in Deutschland betraut. Die GDG hat Niederlassungen in Kösching, Bergkirchen, Nürnberg und ein Verkaufsbüro in Regensburg.
Die Gunvor-Gruppe ist einer der weltweit größten und umsatzstärksten Rohstoffhändler, der integrierte Handelsprodukte und Logistik für die globalen Öl- und Energiemärkte anbietet. Sie besitzt Raffinerien und investiert in Pipelines, Tanklager und Umschlagterminals. Entscheidender Strategieansatz ist eine breite Diversifizierung der Gruppe im Energiesektor.
Neben dem Handel mit Rohöl- und Mineralölprodukten erstreckt sich die Tätigkeit der Gunvor-Gruppe auf weltweite Frachtaktivitäten, Emissionshandel, erneuerbare Energien, Erdgas, verflüssigtes Erdgas und andere Rohstoffe.
Um die ansteigende Dokumentenflut in Zeiten des digitalen Wandels effizient abwickeln zu können und dabei die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentationspflicht zu erfüllen, wurde ein Dokumenten- und Workflow-Management-System eingerichtet, das die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit unterstützt und die internen Prozesse optimiert
Digitale Rechnungsbearbeitung
Eingangsrechnungen werden bei Gunvor Deutschland GmbH gescannt, wenn sie nicht schon digital im E-Mail-Postfach ankommen. Durch die auto- matische Rechnungserkennung wird der Kreditor via Erfassungsvorlagen/ OCR zuverlässig ausgelesen und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlag- wortung verwendet. Der Kreditorenstamm wird vom Kunden aus seiner Branchenlösung per CSV-Datei zur Verfügung gestellt. Auch die Prüferliste wird so bereitgestellt. In einem weiteren Schritt erfolgt die Rechnungs- freigabe in der jeweiligen Abteilung. Die Verantwortlichen erhalten eine Aufgabe, wenn ein Beleg zur Bearbeitung ansteht. Der zuständige Freigeber wird anhand einer Eindeutigkeit ermittelt oder manuell eingetragen, falls die automatische Ermittlung nicht möglich ist. Im Freigabeprozess werden automatisch Stempel angebracht, wie z.B. Eingang mit Datum, Duplikat, korrekt, fehler- haft, genehmigt, abgelehnt oder gebucht. Der alte Kontierungsstempel wurde somit ersetzt. Durch eine Workflow-Logik werden Dubletten anhand von Eindeutigkeiten im Hintergrund erkannt und gestempelt. Die jeweiligen Positionen der Rechnung können nun den Kostenstellen zugeordnet werden.
Auf Basis des Workflow-Management-Systems (WMS) werden die Stammdaten der führenden Anwendungen mit dem DMS verbunden. Kreditorenstammdaten werden automatisch synchronisiert. Merkmale für Aufbewahrungspflicht und DSGVO werden ebenfalls automatisch auf das Dokument per Attribute gesetzt. Gutschriften durchlaufen den gleichen Prozess und auch mit den Korrekturrechnungen wird so verfahren. Eine eventuell im Einzelfall nötige manuelle Ablage von Kreditorendokumenten kann über die DropZone erfolgen. Um einen hohen Sicherheitsstandard bei den Freigebern zu erhalten, wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt.
Eine starke Kundenstimme
„Wir freuen uns sehr über dieses erfolgreiche Projekt, das uns unsere tägliche Arbeit deutlich erleichtert. Unsere Rechnungsfreigabe ist digital und mobil geworden. Durch den Betrieb im Rechenzentrum haben wir keinerlei zusätzlichen Aufwand. Das Projekt lief absolut professionell ab.“ – Christian Kröpfl, Leiter Finanzen/Prokurist