Dokumentenmanagement erfüllt Dokumentationspflicht

Sichere Aufbewahrung und Dokumentation

Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in Ihrem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen rechtskonform in elektronischer Form vor? Wissen Sie auch wo? Ein Dokumentenmanagementsystem wappnet Ihren Betrieb für die nächste Steuerprüfung.

Pflichtbewusst – Pflicht erfüllt

GoBD-konforme Archivierung,
rollenbasierte Zugriffsregelung,
Schutz vor Datenverlust

Korrektes Archivieren gemäß GoBD

Seit dem Wegfall der digitalen Signatur werden immer mehr originär elektronische und digitalisierte Dokumente erstellt, verschickt und empfangen – und oft irgendwo als PDF oder E-Mail gespeichert. Wenn jedoch steuerlich relevante Dokumente nicht auffindbar sind, sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Mit einem elektronischen Dokumentenmanagement verhindern Sie das. Es stellt sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wie die GoBD erfüllt. Dazu zählt die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch abgelegter Dokumente.

Geschützte Informationen im Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, wirksame Sicherheitsstrukturen für die Dokumente in Ihrem Unternehmen einzurichten sowie den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren und effizient zu steuern. Eine rollenbasierte Zugriffsregelung sorgt dafür, dass nur Mitarbeiter sensible geschäftliche Dokumente lesen, bearbeiten oder exportieren können, die auch die dafür erforderlichen Benutzerrechte haben. Verschlüsselte SSL/HTTPS-Verbindungen schützen die Daten beim Zugriff von extern.

Sichere Datenhaltung

Dank der zentralen Datenhaltung eines Dokumentenmanagementsystems können die gesicherten Informationen inklusive Indexierungskriterien und Datenbanken leicht repliziert und zusätzlich außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. So lassen sich Ausfallzeiten nach Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser vermeiden oder minimieren. Noch sicherer sind DMS-SaaS(Software as a Service)-Angebote, bei denen die Daten in hochsicheren Rechenzentren liegen.