Gebler GmbH setzt auf pvstarter®

Steckbrief Gebler GmbH

Branche: Handwerk: Dach- und Fassadentechnik

Unternehmensgröße: 50 Mitarbeiter

Zielsetzung: Es wurde eine Lösung benötigt, die die Verwaltung von Baustellen deutlich erleichtert. Auch sollte der Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen deutlich erleichtert werden.

Digitale Prozesse sicher umgesetzt

Die Dach- und Fassadenbauer Gebler GmbH mit Hauptsitz im Unterallgäuer Markt Wald, setzt auf das elektronische Dokumenten- und Workflow Management System der pvup. Als Unternehmen mit insgesamt 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deckt der im Februar 2000 gegründete Handwerksbetrieb das komplette Leistungsspektrum des Dach- und Fassadenbaus ab. Zu den Stärken der Gebler GmbH zählen Dachabdichtungen, Metallfassaden, Dachdeckungen, Oberlichtsysteme, Dachbegrünungen und Spenglerarbeiten. Das Team begleitet die Bauherren von der Planung bis zur Umsetzung sowie bei der späteren Wartung der Dach- und Fassadenflächen. Seit 2001 hat das Unternehmen einen zusätzlichen Standort in Augsburg.

Beim Dokumentenmanagement setzt Gebler mit der pvup auf Lösungen mit Zukunft. Zuvor verursachten Rechnungen und andere Dokumente einen beachtlichen Verwaltungsaufwand bei den Mitarbeitern. Auch der mobile Zugriff auf die Dokumente musste auf den zahlreichen Baustellen gewährleistet sein.

pvup bietet digitale Lösungen für diese Herausforderungen. Mit dem Paket pvdstarter® wurde ein zeitgemäßes Dokumentenmanagment-System individuell auf den Bedarf des Handwerksbetriebs zugeschnitten. Projektleiter Tobias Gebler setzte die Umstellung gemeinsam mit seinen MitarbeiterInnen und Thomas Jung von pvup anhand bedarfsorientierter Projektziele um. Über pvup sagt er: „Schon ganz früh haben wir gemerkt, dass wir einen Partner gefunden haben, der uns ganzheitlich begleitet. Die Lösungen passen gut zu uns – wir sind ausgesprochen zufrieden!"

Baustellenakten und Rechnungen werden digital

Die zeitintensive Bearbeitung und Ablage von Eingangsrechnungen in Papier gehören nun der Vergangenheit an. Das Dokumentenmanagement-System von pvup organisiert und archiviert den kompletten Durchlauf von Eingangsrechnungen – vom Eintreffen über die Freigabe durch die Bauleiter bis hin zur Verbuchung in der Buchhaltung. Der Freigabeprozess durch die Bauleiter wird damit nochmal deutlich vereinfacht.

Baustellenakte

Die Baustellenakte von pvstarter® ist die ideale Lösung für die Verwaltung der Dokumente zum jeweiligen Projekt. Viele Basisfunktionen, wie z.B. Versionierung, Stempeln und Haftnotizen, bieten hier die Möglichkeit des komfortablen Dokumentenmanagements. Eine leistungsstarke Schnittstelle auf Basis des Workflow Management Systems (WMS) verbindet das Handwerkerprogramm mit dem DMS. Stammdaten werden automatisch synchronisiert, Dokumente abgelegt und verschlagwortet und - nach Baustellen (Projektnummer) geordnet - zur Verfügung gestellt. Die Bauleiter können so schnell und sicher auf alle Dokumente der Baustellen zugreifen, und das auch mobil.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden bei Gebler schon beim Eintreffen gescannt, wenn sie nicht schon digital ankommen. Nach der Erkennung wird der Kreditor via Erfassungsvorlagen/OCR zuverlässig automatisch ausgelesen und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlagwortung verwendet. Jeder erforderliche Arbeitsschritt wird im Folgenden als sogenannte Aufgabe dem jeweiligen Bauleiter zugewiesen und protokolliert. Die Bauleiter können nun Vermerke per digitalem Kommentar oder Stempel anbringen. Am Ende des Prozesses werden die Rechnungen dann in der Buchhaltung verbucht. Zum Schluss des Ablaufes erfolgt eine Ablage in der jeweiligen Baustellenakte mittels der eingetragenen Projektnummer. Auch eine Zuordnung eines Beleges zu mehreren Projekten ist so möglich.

Ausgangsrechnungen

Alle Ausgangsrechnungen werden beim Ausdruck oder Versand automatisch im DMS abgelegt und verschlagwortet. Selbstverständlich unter Beachtung des Rechtekonzeptes und Datenschutz nach DSGVO.