Beim Suchen nicht ins Schwitzen kommen – Dokumentenmanagement eiskalt!

Steckbrief GBS Kältetechnik GmbH

Branche: Kältetechnik / Handwerk

Unternehmensgröße: 15 Mitarbeiter

Zielsetzung: Es sollte eine Lösung implementiert werden, die die kompletten Abläufe im Unternehmen unterstützt und verbessert. Die Verwaltung von Dokumenten und Informationen sollte einfacher gestaltet werden, und die Papierakten abgeschafft werden.

Digitale Prozesse eiskalt umgesetzt

Das Augsburger Handwerksunternehmen GBS Kältetechnik GmbH setzt seit einiger Zeit auf ein elektronisches Dokumenten- und Workflowmanagement System der pvup. Als Unternehmen mit insgesamt 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie mehr als 1.400 Anlagen im Betrieb ihrer Kunden, deckt das Unternehmen das komplette Spektrum der Kältetechnik ab. Neben Kühl- und Kältetechnik für die Gastronomie werden auch Gewerbekälteanlagen geplant, installiert und gewartet. Absolute Frische für Backwaren, Getränke oder sonstige Lebensmittel werden auch an heißen Sommertagen durch das breit gefächerte Portfolio an Verbundkälteanlagen, Kühlhäuser, Kühlzellen, Kühlvitrinen und Kühltheken gewährleistet.

Was das Dokumentenmanagement angeht, setzt das im April 1984 gegründete Unternehmen mit der pvup auf eine Lösung mit Zukunft. Rechnungen und andere Dokumente, verursachten einen beachtlichen zeitlichen Aufwand in der Verwaltung bei den Mitarbeitern. Auch die Mobilität der Dokumente musste gewährleistet werden.

Eine digitale Lösung musste her, die für das Unternehmen individuell angepasst werden kann. Die Projektleitung von Seiten des Unternehmens hatten die beiden Geschäftsführer Dominik Wildner und Dominik Stark inne, die gemeinsam mit ihren Mitarbeiter*innen und Christian Gambalat von pvup die Ist-Situation und das vorhandene Optimierungspotenzial analysiert und die Projektziele festgelegt haben.

Projekt- und Anlageakte sowie Rechnungen werden digital

Die zeitintensive Bearbeitung und Ablage von Eingangsrechnungen in Papier sollten der Vergangenheit angehören. Gefragt war also eine Lösung, die den kompletten Durchlauf abdeckt, um die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter*innen noch effektiver zu gestalten. Auch sollten die Ausgangsrechnungen automatisch im Dokumentenmanagement System abgelegt werden. Ebenso sollten die Projekt- und Anlagenakte digitalisiert werden. Eine wichtige Aufgabe war dabei, auch die bestehenden Ordner und Hängeregister einzuscannen.

Projekt- und Anlageakte

Die pvup Projekt- und Anlagenakte ist die ideale Lösung für die Verwaltung der Dokumente zur jeweiligen Kühlanlage. Zahlreiche Standardfunktionen, wie zum Beispiel Versionierung, Kommentare und Haftnotizen, bieten die Möglichkeit zum effektiven Dokumentenmanagement. Eine vollumfängliche Schnittstelle verbindet das System (ERP) mit dem DMS. Stammdaten werden automatisch ausgetauscht, Dokumente abgelegt und verschlagwortet. Die Monteure und Servicetechniker können so schnell und sicher auf die Dokumente der Anlage zugreifen. Ein wichtiger Schritt im Projekt war, dass die bestehenden Papierakten, durch den externen Dienstleister SIMPLEPAPER Archive Management GmbH eingescannt wurden und dann ins DMS importiert wurden.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden bei GBS nun beim Eintreffen digitalisiert – wenn sie nicht schon digital ankommen. Dann werden sie automatisch ausgelesen, der Kreditor wird via Erfassungsvorlagen/OCR zuverlässig erkannt und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlagwortung verwendet. Jeder erforderliche Arbeitsschritt wird als Aufgabe dem jeweiligen Verantwortlichen zugewiesen und die Rechnungen dann verbucht. Am Ende des Prozesses erfolgt eine Ablage in der jeweiligen Akte.

Ausgangsrechnungen

Alle Ausgangsrechnungen werden beim Ausdruck oder Versand automatisch im DMS abgelegt und verschlagwortet. Selbstverständlich unter Beachtung des Rechtekonzeptes und Datenschutz nach DSGVO.

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