Die Experten für Garten- und Landschaftsbau digitalisieren ihr Büro

Dokumentenmanagement vereinfacht die Abläufe

Das Landschaftsbauunternehmen Gaissmaier GartenLandschaft GmbH & Co. KG setzt auf das elektronische Dokumenten- und Workflow-Management-System der pvup. Das familiengeführte Unternehmen mit insgesamt 95 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deckt seit über 75 Jahren das komplette Leistungsspektrum des Garten- und Landschaftsbaus ab. Zu den Stärken der Firma Gaissmaier GartenLandschaft zählen die Planung und Umsetzung der Grünanlagen ihrer Kunden. Auch die spätere Pflege der Gartenanlagen deckt das Team mit hochqualifiziertem Service ab. Seit 1945 schätzen die gewerblichen, öffentlichen und privaten Kunden das Unternehmen aufgrund seiner breiten Angebotspalette, wie z.B. dem Schwimmteichbau, der Schaffung von ökologischen Ausgleichsflächen und öffentlichen Anlagen.

Beim Dokumentenmanagement setzt Gaissmaier GartenLandschaft mit der pvup auf Lösungen mit Zukunft. Früher verursachten Rechnungen und andere Dokumente einen hohen Verwaltungsaufwand bei den Mitarbeitern, da es keine digitalen Workflows gab. Mit accantum wurde ein zeitgemäßes Dokumenten-Management-System (DMS) neuester Technologie mit einem Workflow-Management-System (WMS) zur Verfügung gestellt. Laura Gaissmaier setzte das Projekt gemeinsam mit ihrem Kollegen Stefan Klinke und dem Team von pvup anhand des gemeinsam erstellten Lösungskonzeptes um.

Rechnungsbearbeitung

Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden bei Gaissmaier GartenLandschaft gescannt, falls diese nicht ohnehin schon per E-Mail an das Postfach Rechnungseingang gesendet wurden. Durch die automatische Belegerkennung wird der Kreditor via Erfassungsvorlagen/OCR zuverlässig ausgelesen und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlagwortung verwendet. Zusätzlich wird der per OCR erkannte Text für eine Volltextsuche hinterlegt und die einzelnen Rechnungspositionen werden ausgelesen.

Im ersten Schritt werden die Rechnungen zur „Kenntnisnahme“ weitergeleitet und dann in die vier Gruppen Baustelle, Werkstatt, Verwaltung und sonstige Rechnungen kategorisiert. Anschließend wird die automatische Zuordnung der digitalen Lieferscheine anhand eindeutiger Merkmale durchgeführt. In einem weiteren Schritt erfolgt die Rechnungsprüfung in der jeweiligen Abteilung. Die jeweiligen Positionen der Rechnung können nun den Bauvorhaben zugeordnet und bearbeitet werden. Die Bauleiter und andere Verantwortliche erhalten eine Aufgabe, wenn ein Beleg zur Bearbeitung ansteht.

Leistungsstarke Schnittstellen auf Basis des WMS verbinden die führenden Anwendungen mit dem DMS. Kreditorenstammdaten werden automatisch mit der Finanzbuchhaltungssoftware GDI synchronisiert. Debitorenstammdaten werden aus der Branchensoftware KS21 an das DMS übergeben. Auch ein Buchungs- und Rechnungsbearbeitungsblatt wird automatisch erstellt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Am Ende des Prozesses werden die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben und automatisch verbucht. Zahlreiche branchenspezifische Vorgehensweisen bei der Bearbeitung von Rechnungen wurden berücksichtigt und können nun digital angewandt werden.

E-Mail-Archiv

Zur GoBD-konformen Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails wurde ein Compliance E-Mail-Archiv eingeführt. Nun bietet der E-Mail-Connector über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten und sicheren Verarbeitung und Ablage von E-Mails.

Bauakte

Nach eingehender Prüfung und Freigabe werden die Rechnungsdokumente einfach und schnell der Bauakte zugeordnet. Die Baustellenstammdaten und die Zuständigkeiten werden von der Gaissmaier GartenLandschaft per csv.-Datei zur Verfügung gestellt. Auch alle weiteren Dokumente können nun der richtigen Baustelle zugeordnet werden und stehen schnell durch eine einfache Suche wieder zur Verfügung. Die Suchvorlagen können definiert und an die jeweilige Benutzergruppe angepasst werden.

„Aufgrund der besonderen Anforderungen unserer Branche an die Rechnungsbearbeitung, war es für uns wichtig einen flexiblen Partner finden. Sowohl die Software als auch die pvup konnten dies im Projekt leisten. Wir wurden immer gut verstanden, auch wenn es anspruchsvoll wurde.“, sagt Laura Gaissmaier, Leiterin Finanz-, Lohnbuchhaltung & Controlling.

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