EP Electronic Print GmbH setzt auf digitales Dokumentenmanagement
Steckbrief EP Electronic Print GmbH
Branche: Entwicklung und Fertigung
Unternehmensgröße: 50 Mitarbeiter
Zielsetzung: Es wurde eine Lösung gesucht, die die Verwaltung von Kreditoren- und Debitorenakten mit Schnittstelle zu SAP Business One deutlich erleichtert. Auch sollte der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen vereinfacht werden.
DIGITALE PROZESSE ERLEICHTERN DIE ARBEIT
Das Entwicklungs- und Fertigungsunternehmen EP Electronic Print GmbH mit Sitz in München setzt auf das elektronische Dokumenten- und Workflow Management System der pvup. Das Unternehmen mit insgesamt 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deckt seit 30 Jahren das komplette Leistungsspektrum der Planung und Produktion von Eingabesystemen ab. Zu den Stärken der EP Electronic Print GmbH zählen die Fertigung von Eingabesystemen verschiedenster Art für die Medizin- und Automatisierungstechnik, sowie des Industrie- und Maschinenbaus. Das Team begleitet seine Kunden von der Entwicklung bis zur Fertigung durch den gesamten Produktionsprozess. Seit 2020 ist das Unternehmen Mitglied im Verband Deutscher Maschinen und Anlagenbau e.V.
Beim Dokumentenmanagement setzt EP Electronic mit der pvup auf Lösungen mit Zukunft. Zuvor verursachten Rechnungen und andere Dokumente einen beachtlichen Verwaltungsaufwand bei den Mitarbeitern. Auch die Suche nach Dokumenten beanspruchte viel Zeit. pvup hat die digitalen Lösungen für diese Herausforderungen. Mit accantum wurde ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System mit Schnittstelle zu SAP Business One zur Verfügung gestellt. Projektleiter Sebastian Pfaff setzte das Projekt gemeinsam mit seinem Mitarbeiter*innen und Thomas Jung von pvup anhand des gemeinsam erstellten Lösungskonzeptes um. Über pvup sagt er: „Uns war wichtig, eine Lösung zu finden, die mit unserem ERP-System zusammenarbeitet. Die Lösungen kommunizieren gut miteinander – wir sind sehr zufrieden! In Zukunft werden wir weitere Workflows wie etwa den Produktentwicklungsprozess abbilden.“
Lieferscheine werden digital
Die zeitintensive Bearbeitung und Ablage von Lieferscheinen in Papierform gehören nun der Vergangenheit an. Das Dokumentenmanagement-System von pvup organisiert und archiviert den kompletten Durchlauf von Lieferscheinen – vom Eintreffen über die Freigabe, bis hin zur Verbuchung in der ERP (Enterprise Resource Planning) von SAP. Der Bearbeitungsprozess wird damit deutlich vereinfacht, und die Dokumente sind gleich per Barcode mit dem Wareneingang in SAP BO verknüpft.
Vereinfachte Wareneingangsbearbeitung
Der Wareneingangsworkflow ist die ideale Lösung für die Verwaltung der Dokumente zum jeweiligen Auftrag, etwa Fracht- oder Zollpapiere. Basisfunktionen wie Versionierung, Stempeln und Haftnotizen optimieren den Workflow und das Dokumentenmanagement. Der Eingangsstempel mit Datum und Bearbeiter/Mitarbeiter wird durch Kopieren eines eindeutigen Barcodes mit SAP verknüpft.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen werden bei EP Electronic gescannt, wenn sie nicht schon digital ankommen. Nach der Erkennung wird der Kreditor via Erfassungsvorlagen/OCR zuverlässig automatisch ausgelesen und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlagwortung verwendet. Eine leistungsstarke Schnittstelle auf Basis des Workflow Management Systems (WMS) verbindet SAP Business One mit dem DMS. Stammdaten werden automatisch synchronisiert, Dokumente abgelegt und verschlagwortet und zur Verfügung gestellt. Jeder erforderliche Arbeitsschritt wird im Folgenden als sogenannte Aufgabe dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und protokolliert. Die Freigeber können nun Vermerke per digitalem Kommentar oder Stempel anbringen. Am Ende des Prozesses werden die Rechnungen dann in der Buchhaltung verbucht. Zum Schluss erfolgt eine Ablage in der jeweiligen Kreditorenakte. Auch die Zuordnung eines Belegs zu mehreren Vorgängen ist auf diese Weise möglich.
Ausgangsrechnungen
Alle Ausgangsrechnungen werden beim Ausdruck oder Versand automatisch im DMS über die Schnittstelle abgelegt und verschlagwortet. Selbstverständlich unter Beachtung des Rechtekonzeptes und Datenschutz nach DSGVO.