Autobus Oberbayern fährt gut mit digitalem Dokumentenmanagement

Steckbrief Autobus Oberbayern

Branche: Personenbeförderung & Transportlogistik

Unternehmensgröße: 850 Mitarbeiter

Zielsetzung: Gefragt war eine Lösung, mit der der komplette Workflow so weit wie möglich digitalisiert werden konnte, um die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter effizienter und ressourcenschonender zu gestalten.

Dokumentenmanagement-Lösung für Autobus Oberbayern

Das Münchner Busunternehmen Autobus Oberbayern fährt gut – seit einiger Zeit auch beim Dokumentenmanagement. Als Mitglied der Autobus Oberbayern Gruppe mit insgesamt rund 850 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie mehr als 300 Fahrzeugen deckt das Unternehmen nahezu das komplette Spektrum der Personenbeförderung ab. Neben Linien-, Charter- und Spezialverkehr ist Autobus Oberbayern auch Experte für die Transportlogistik bei Großveranstaltungen.

Was das Dokumentenmanagement angeht, setzt das 1890 gegründete Unternehmen mit der pvup auf eine Lösung mit Zukunft. Rechnungen, die manuell entgegengenommen, erfasst, bearbeitet, verteilt und abgelegt wurden, verursachten einen beachtlichen zeitlichen Aufwand bei den Mitarbeitern.

Eine digitale Lösung musste her, die für das Unternehmen individuell angepasst werden konnte. Die Projektleitung von Seiten des Busunternehmens hatte Birgit Engelhardt inne, die gemeinsam mit Christian Gambalat von pvup die Ist-Situation und das vorhandene Optimierungspotenzial analysiert und die Zielsetzung festgelegt hat.

Neue Ziele für Autobus Oberbayern

Die analoge zeitintensive Bearbeitung und Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sollten der Vergangenheit angehören. Gefragt war also eine Lösung, mit der der komplette Workflow so weit wie möglich digitalisiert werden konnte, um die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter effizienter und ressourcenschonender zu gestalten. Die Entscheidung fiel letztendlich auf das Dokumentenmanagementsystem von accantum.

Eingangsrechnungen sollten elektronisch durch das Unternehmen laufen und nach Bearbeitung im Archiv abgelegt werden. Ausgangsrechnungen und Auftragsbestätigungen, die elektronisch erzeugt werden, sollten im Archiv abgelegt und per E-Mail an die Kunden versendet werden. Zugleich sollten, je nach Dokumentenart, verschiedene Bearbeitungsrechte vergeben werden können.

Zudem bietet das neue Dokumentenmanagementsystem weitere Vorteile: Technisch ist es möglich, Aufgaben automatisch nach einem definierten Zeitraum eskalieren zu lassen. So können sie nicht „liegen bleiben“. Außerdem gewährleistet die Lösung für Autobus Oberbayern gegenüber der manuellen Ablage Sicherheit im Hinblick auf die GoBD-konforme Aufbewahrung der Belege.

Unten: Birgit Engelhardt freut sich über mehr Effizienz und Übersicht.

Dokumente werden digital bei Autobus Oberbayern

Für die Anforderungen von Autobus Oberbayern ist die neue Dokumentenmanagementlösung von accantum ideal geeignet. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen definierte das pvup-Team jeweils einen eigenen Workflow.

Eingangsrechnungen werden bei Autobus Oberbayern nun – soweit nötig – digitalisiert und automatisch einem Mandanten zugeordnet. Der Rechnungssteller wird über die digitalen Dokumente via OCR zuverlässig erkannt. Jeder erforderliche Arbeitsschritt wird im Folgenden als sogenannte Aufgabe einem oder mehreren Benutzern/Gruppen zugewiesen und kann mittels einer Aktion abgeschlossen werden.

Die Zuordnung zur richtigen Abteilung bzw. Sachbearbeitern wird über verschiedene Scanziele und E-Mail-Adressen gewährleistet. Dadurch werden zugleich die Bearbeitungsrechte im Workflow und die Zugriffsrechte im Archiv festgelegt. Ein weiterer Vorteil: Noch während eine Rechnung in Bearbeitung ist, kann sie im Archiv eingesehen werden. Auch der aktuelle Bearbeitungsstand ist für Superuser abrufbar, sodass sie einen Überblick über den jeweiligen Rechnungsstatus bekommen.

Ausgangsrechnungen und Auftragsbestätigungen werden bei Autobus Oberbayern nur noch in digitaler Form bearbeitet. Sie werden mithilfe der eingesetzten Branchenlösung erzeugt, im Archiv abgelegt, per E-Mail an die Kunden versendet und automatisch dem entsprechenden Datensatz zugeordnet.

Durch die laufende Digitalisierung von Prozessen reduziert Autobus Oberbayern den Papierverbrauch an seinen Standorten fortlaufend. Dicke Aktenordner mit unübersichtlich abgehefteten Belegen, langes Suchen und viele weitere Arbeitsschritte gehören bei dem Busunternehmen damit der Vergangenheit an. Für Spezialfälle bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden mit pvup in der Dokumentenmanagementlösung weitere Prozesse definiert.

„Wir sind von unserem neuen Dokumentenmanagement sehr angetan,“ so Engelhardt über accantum. „Eine Zunahme an Effizienz im Berufsalltag ist bereits eingetreten. Wir haben mehr Übersicht über unsere Dokumente, finden sie schneller und können dadurch effektiver arbeiten.“